出張旅費規程で節税する｜日当の非課税枠と規程のつくり方

出張が多い会社にとって、出張旅費規程は数少ない「会社と個人の両方が得をする」仕組みです。

規程を整えて日当を支給すると、会社側は損金として処理でき、受け取る側は所得税も社会保険料もかかりません。給与を同額増やす場合と比べると、手取りベースでの差は小さくありません。

ただし、規程を作れば自動的に認められるわけではありません。金額の水準、対象者の範囲、実際の運用。このいずれかが崩れると、日当全体が給与として扱われることになります。

この記事では、仕組みと金額の考え方、そして運用の勘所を整理します。

日当が非課税になる仕組み

出張に伴って支給される旅費のうち、通常必要と認められるものは非課税とされています。所得税法上、旅費は実費弁償の性質を持つものとして扱われるためです。

支給の形	会社側	受け取る側
給与を増やす	損金	所得税・住民税・社会保険料がかかる
出張日当を支給する	損金	課税されない、社会保険料もかからない

同じ金額でも、後者のほうが手元に残る額が大きくなります。会社側の負担も、社会保険料の会社負担分が発生しない分だけ軽くなります。

加えて、日当は消費税の課税仕入れとして扱われます。国内出張であれば、支給額に含まれる消費税相当分を仕入税額控除の対象にできます。給与にはこの扱いがありません。

規程がないと日当は給与になる

ここが出発点です。出張旅費規程を整備していない状態で日当を支給すると、その金額は給与として源泉徴収の対象になります。

規程がなければ「通常必要と認められる範囲」を判断する基準がなく、実費弁償としての性質を説明できないためです。

つまり、規程を作ることが節税の前提条件になります。作らずに日当だけ払っている状態は、いちばん損な形です。

金額をどう決めるか

法律で上限が定められているわけではありません。通常必要と認められる範囲内という基準で判断されます。

社会通念上、妥当と言える水準に収める必要がありますが、その妥当性を自分で説明できることが大切です。そのためには、拠り所となるデータを持っておくと話が早くなります。

民間企業の水準を示す調査

まとまった調査としては、産労総合研究所が2年おきに実施している「国内・海外出張旅費に関する調査」があります。上場企業と同研究所の会員企業から抽出した約3,000社を対象としたもので、企業が旅費規程を作る際の参考資料として位置づけられています。

この調査によると、国内の日帰り出張の日当は、部長クラスで2,000円台後半、一般社員で2,000円台前半という水準です。宿泊を伴う出張でも、これに数百円が上乗せされる程度にとどまります。世間の感覚より低いと感じる方が多いかもしれません。

宿泊料は、全地域一律で支給している企業だと一般社員で9,000円前後、部長クラスで1万円強。地域区分を設けている企業の大都市圏では、これより2,000円ほど高くなります。実費精算とする企業の上限額も、おおむね同じ水準です。

直近の調査では、この3年間で宿泊料を増額した企業が3割を超えました。都市部の宿泊費高騰を受けた動きです。一方で日当を増額した企業は1割台にとどまっており、宿泊料ほどには動いていません。

役員の水準を示すデータはない

注意したいのは、こうした調査が対象としているのが部長クラスまでだという点です。中小企業の社長にいくらが妥当かを示す公的な統計はありません。

税理士事務所などの解説では、役員の日当を1万円前後とする設定例が紹介されることもありますが、これは調査データではなく実務上の設定例です。そのまま採用すると、根拠を問われたときに説明できません。

役員の金額を決めるなら、次のような形で自社なりの根拠を持っておくことをおすすめします。

拠り所	考え方
役職ごとの給与水準との比率	役員報酬が一般社員の3倍なら、日当も3倍程度に収める
一般社員との倍率	調査データの部長クラスを基点に、役員はその何割増しかを決める
実際にかかる費用	出張先での食事代や雑費の実態から積み上げる
同業他社の水準	業界団体の資料などから確認する

給与水準との比率で決める方法は、説明しやすい部類です。一般社員との差が極端に開くと、実費弁償ではなく報酬の一部と見られやすくなります。

なお、金額の拠り所として国家公務員の旅費を挙げる解説もありますが、旅費法の改正により令和7年4月から実費精算を基本とする制度に移行しています。定額の日当を決める際の物差しとしては、以前ほど使いやすくありません。

宿泊費と交通費は別に定める

日当と混同されがちですが、宿泊費と交通費は別の項目です。

項目	一般的な定め方
交通費	実費支給。合理的な経路の運賃
宿泊費	上限額を定めて定額支給、または実費精算
日当	定額支給

宿泊費を定額支給にする場合、実際の宿泊費が定額を下回れば差額が手元に残ります。これは定額支給という制度が想定している範囲内の話です。ただし、先の調査で示された水準を大きく超える金額を設定すると、実費弁償としての性質から離れていきます。都市部の宿泊費高騰を受けて増額する企業は増えていますが、その場合も調査データを踏まえた範囲に収めておくほうが説明しやすくなります。

一方、交通費は実費精算を原則とするのが安全です。領収書や乗車券、交通系ICカードの利用履歴に基づいて精算します。

交通費は宿泊費や日当と性質が違います。経路と等級が決まれば金額が一義的に定まり、実際にいくら支払ったかを証憑で確認できるためです。規程でグリーン車の利用を認めておきながら実際には自由席を使い、その差額を受け取るといった運用は、実費弁償としての説明が成り立たず、差額が給与や役員賞与と扱われる可能性があります。

規程で上位クラスの利用を認めること自体は問題ありません。認めたうえで、実際に利用した等級の実費を精算するという形にしておきます。

規程に盛り込む項目

規程には、次の項目を盛り込みます。

項目	内容
目的	規程の趣旨
適用範囲	役員および全従業員を対象とする旨
出張の定義	距離や時間の基準。片道100km以上、あるいは移動時間何時間以上など
日帰りと宿泊の区分	それぞれの基準
旅費の種類	交通費、宿泊費、日当
支給基準	役職別・区分別の金額表
交通機関の等級	グリーン車やビジネスクラスの利用可否
出張報告書の提出義務	提出の期限と記載事項
精算の手続き	申請と精算の流れ、領収書の取扱い
特殊な出張	長期出張、海外出張、単身赴任などの取扱い
改廃	規程の変更手続き

出張の定義は、意外に重要です。距離や時間の基準を定めておかないと、近所の取引先への訪問まで出張扱いにできてしまい、規程全体の合理性が疑われます。

規程は株主総会や取締役会での承認を経て、日付を入れて保管します。作成した記録を残しておくことが、後の説明につながります。

否認されるのはどういうときか

規程があっても認められない場面があります。実務でよく指摘される点を挙げます。

社長だけを対象にしている

規程の対象を役員だけ、あるいは社長とその親族だけにしていると、実費弁償ではなく報酬の一部と見られます。

従業員がいる会社では、全従業員を対象とする規程にする必要があります。実際に出張しない従業員がいても構いませんが、規程上は対象に含めます。

社長ひとりの会社であっても、将来の従業員採用を想定して役職別の金額表を作っておくほうが自然です。

規程どおりに支給していない

規程に従業員の日当を定めておきながら、実際には社長にしか支給していない。この状態は、規程の存在自体を否定する材料になります。

従業員が出張したら、規程どおりに日当を支給します。ここを怠ると、社長が受け取った日当まで役員賞与として給与課税され、消費税の控除も受けられなくなります。

金額が過大である

社会通念を大きく超える金額は、超過部分が給与として扱われます。日帰り出張で5万円といった水準は、説明が困難です。

役員だけが著しく高額な日当を得ている構造も、同様に問題になります。

交通費の請求が実態と違う

上位クラスの運賃を請求して実際には下位クラスを利用する、あるいは実際には使っていない経路の運賃を請求する。こうした運用は、差額が給与や役員賞与として扱われる原因になります。

日当と違い、交通費は証憑で実態を確認できます。乗車券や領収書、交通系ICカードの履歴を保存し、請求内容と一致させておく必要があります。

出張の実態がない

架空の出張に対する日当は、当然ながら認められません。出張報告書と領収書が実態を示す資料になります。

残しておくもの	内容
出張報告書	日時、行き先、訪問先、業務内容、成果
交通費の領収書	実費精算部分の裏づけ
宿泊の領収書	実費精算とする場合
出張申請書	事前の承認記録

出張報告書は、簡単なもので構いません。手間をかけすぎると続かないため、1件あたり数行で書ける様式にしておくと運用しやすくなります。

海外出張の扱い

海外出張の日当は、国内より高めに設定されるのが一般的です。渡航先の物価や滞在の負担を考慮するためです。

ただし、消費税の扱いが異なります。海外出張に係る日当や宿泊費、渡航費は国外での役務提供に対応するため、原則として課税仕入れになりません。国内出張とは処理が変わる点に注意が必要です。

導入する価値がある会社

出張旅費規程が効くのは、出張が一定の頻度で発生する会社です。

状況	導入の価値
月に何度も出張がある	大きい
遠方の現場や顧客を持つ	大きい
出張が年に数回	手間に見合うか要検討
出張がほとんどない	効果は限定的

年に数回しか出張がない会社が、節税のためだけに規程を作っても効果は限られます。逆に、社長や営業担当が月に何度も出張している会社なら、年間で数十万円規模の差が出ます。

導入を検討するなら、まず過去1年の出張回数を数えてみることをおすすめします。回数に日当額を掛ければ、おおよその効果が見えます。

まとめ

出張旅費規程を整備して日当を支給すると、会社は損金として処理でき、受け取る側には所得税も社会保険料もかかりません。国内出張であれば消費税の課税仕入れにもなります。給与を同額増やす場合と比べて、会社と個人の双方に効果があります。

ただし、規程がなければ日当は給与として扱われます。規程を作ることが前提条件です。

金額に法律上の上限はありませんが、通常必要と認められる範囲という基準があります。民間企業を対象とした調査では、日帰り出張の日当は部長クラスでも2,000円台という水準です。ただし、こうした調査が対象としているのは部長クラスまでで、中小企業の社長にいくらが妥当かを示すデータはありません。役員の金額を決めるなら、給与水準との比率など、自社なりの根拠を持っておくことをおすすめします。

否認されるのは、社長だけを対象にしている、規程どおりに支給していない、金額が過大、交通費の請求が実態と違う、出張の実態がないといった場合です。とくに、従業員が出張したのに日当を支給していないという運用は、規程全体の合理性を損ないます。

交通費については、日当や宿泊費と分けて考えます。証憑で実態を確認できる費目なので、実費精算を原則とするのが安全です。

規程は作って終わりではなく、そのとおりに運用することで初めて効果を持ちます。出張報告書は簡単な様式で構わないので、続けられる形にしておくことが大切です。

自社にとって効果があるかどうかは、出張の頻度次第です。過去1年の出張回数を数えて、導入の検討材料にしてみてください。